Como comprar: saiba como escolher software para orçamento e gestão

Os sistemas de orçamentos e gestão (softwares ERP) especializados em construção civil são característicos pela sua complexidade. Os programas possuem módulos que controlam desde o planejamento e acompanhamento físico das obras e controle de mão de obra até a administração de dados do departamento financeiro, de suprimentos e de recursos humanos.

Uma construtora, por exemplo, pode monitorar os prazos da obra e os motivos pelos quais ela ficou parada, analisar conflitos entre planejamento, orçamento, suprimentos e comercial, e perceber possíveis distorções entre custos orçados e realizados. Já para as incorporadoras, o sistema oferece recursos importantes para tempos de crise, como o de acompanhar a queda das vendas e o de analisar se o preço do imóvel está de acordo com o praticado pelo mercado.

Na opinião de Anauri Marafon, engenheiro civil da Sienge, tal característica permite atender qualquer tipo de obra ou empresa da indústria da construção. “Se estamos falando de uma incorporadora, temos um módulo específico para fazer o gerenciamento das unidades que essa empresa vendeu. Se o cliente for uma construtora, temos um módulo para gerenciar os contratos. Então, é melhor que o software seja específico para a empresa, mais do que para a obra”, aconselha.

Diante de tantos recursos, quais características considerar no momento de escolher o software de orçamento e gestão ideal para o tipo de negócio? Segundo Marafon, um ponto relevante é a flexibilidade, pois o sistema deve permitir orçar as particularidades e configurar os vários serviços de cada obra.

“O orçamento é a ferramenta que gera informação para outros processos, como compra, contratação de terceiros e alocação de custos e, principalmente, pelo fato de a indústria de construção ter essa característica de ter vários atores em locais físicos diferentes”, afirma o engenheiro civil da Sienge.

O gerente comercial da Noventa, Fernando Guilherme, destaca a confiabilidade. “Se você não tiver um banco de dados confiável e um software ágil na elaboração de orçamentos, você poderá não ter índices e preços confiáveis”, opina. Para ele, o ideal é que o software de gestão seja único e atenda, por meio de seus bancos de dados e ferramentas, modelos diferentes de estimativa.

“Isto facilita ao usuário não ter que dominar softwares diferentes, caso o mesmo faça projetos para diferentes segmentos. Além disso, é importante que a solução tenha também o pós-orçamento, ou seja, o planejamento e o acompanhamento da obra”, afirma Guilherme.

Custo-benefício
Na hora de escolher o software de gestão e orçamento ideal, analise também o tipo de negócio e de obra. Essa avaliação ajudará a especificar a necessidade de comprar sistemas mais ou menos complexos e, consequentemente, definirá o valor do investimento.

“É importante levar em consideração a interoperabilidade, pois vários atores usarão suas próprias ferramentas, além do nível de detalhamento adequado, porque tudo o que o software não consegue detalhar, terá que ser estimado manualmente”, explica Fátima Gonçalves, diretora de novos negócios da Trimble Brasil.

Para a executiva da Trimble, a escolha deve acontecer no momento em que a construtora estiver se preparando para fazer o estudo de viabilidade técnica, a fim de evitar prejuízos e a inclusão de aditivos contratuais que elevam o custo da obra.

“Nessa fase, a construtora está competindo com outras para orçar a construção da obra, e os contratos com os investidores podem se transformar em verdadeiros cheques em branco. Os projetos sofrem diversas modificações entre a fase de estudo preliminar e de conclusão”, afirma Fátima.

Na etapa mais avançada da obra, ela aconselha o uso de um software que tenha a inteligência de reconhecer alterações nos modelos 3D das novas versões dos projetos, para que as eventuais modificações dos quantitativos sejam ajustadas automaticamente nos dados referentes a custos de materiais, mão de obra e cronograma.

CHECKLIST

– Opte por um software que seja mais específico para a empresa do que para a obra
– Prefira um sistema complexo e que ofereça flexibilidade e agilidade de acesso às informações
– Considere o tipo de negócio e de obra para analisar o custo-benefício
– Escolha o software na fase inicial da obra, a fim de evitar prejuízos e a inclusão de aditivos contratuais
– Observe se o software atende às regulamentações fiscais e de aferição de qualidade
– Realize treinamentos constantes com a equipe de operação do sistema

Recursos e benefícios
Em linhas gerais, a implantação de um software de orçamento e gestão garante que a construtora ou incorporadora, ou mesmo outras empresas da cadeia produtiva, tenham mais produtividade, precisão e redução de falhas durante o processo da obra. Tais resultados são obtidos pelo cruzamento de dados dispostos em diversos módulos que integram o sistema.

Dentre essa complexidade, destacamos algumas das soluções oferecidas pelos softwares voltados para a construção civil que podem auxiliar construtoras, incorporadoras e empresas do setor a definir qual o programa ideal para o seu negócio:
– dados sobre a geometria do terreno e da estrutura que está sendo projetada;
– custos totais a partir de valores unitários atribuídos aos quantitativos levantados no projeto;
– quantidade de mão de obra necessária a partir da produtividade para cada tarefa;
– equalização de produtividade de mão de obra e equipamentos;
– cronograma da obra;
– orçamento de obra civil;
– controle de contratos de serviços;
– gerenciamento de risco do empreendimento;
– aprovações de medições, liberações de contratos e pedidos de material;
– indicadores de produtividade e assertividade do empreendimento;
– retorno do investimento.

Segundo Marcelo Cosentino, diretor do segmento de serviços da Totvs, a disponibilidade de recursos de gerenciamento de todo o processo da obra permite a medição de resultados concretos. “O cliente terá maior rapidez na construção de orçamento, melhoria no processo de nivelamento de recursos, controle e acompanhamento dos indiretos, análise de fluxo de caixa e indicadores de valor agregado, controle de contratos, e melhores negociações de compras com contratos de fornecimento e central de compras para várias obras”, destaca Cosentino.

O executivo da Totvs ressalta que os softwares devem atender às regulamentações do setor referentes a questões fiscais. “Já os de acompanhamento de projetos precisam prover um conjunto de funcionalidades para aferição de qualidade”, afirma Cosentino.

Infraestrutura de operação
Apesar da complexidade, os softwares de orçamento são de fácil instalação e manutenção e não requerem elevado investimento em estrutura para garantir a estabilidade e a segurança do sistema. Basta ter acesso à internet de alta velocidade. Além disso, os programas operam totalmente online e podem armazenar os dados na nuvem, o que evita o gasto com a compra de servidores.

Já em relação à estrutura de pessoal, a responsabilidade pela operação do sistema é multidisciplinar. Todo funcionário que participe da gestão da obra pode acessar o programa, esteja ele no canteiro de obra ou no escritório, e até fornecedores, desde que participem dos treinamentos oferecidos pelas empresas de softwares de gestão e orçamento.

Por Alexandre Raith

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