Técnica ilustrada: aprenda a fazer gestão de documentos em softwares

Os softwares ERP (Planejamento dos Recursos da Empresa, em tradução para o português) integram todas as operações de uma companhia da cadeia produtiva da construção civil por meio de módulos temáticos que gerenciam dados referentes a projetos, equipamentos, materiais, funcionários e fornecedores. Essas informações são correlacionadas e geram relatórios, gráficos e planilhas, entre outros controles.

A integração entre os módulos do sistema facilita a gestão dos documentos gerados pelo programa e traz ganhos efetivos a construtoras e incorporadoras. “Os gastos em planejamento são zero, pois o valor empregado ali é investimento, que retorna em forma de economia por meio de redução de desperdício, aumento da produtividade e qualidade da obra”, afirma Fátima Gonçalves, diretora de novos negócios da Trimble Brasil.

Na opinião do diretor do segmento de serviços da Totvs, Marcelo Cosentino, a ferramenta de gestão de documentos proporciona o aumento de produção graças à centralização de todo conteúdo gerado durante a obra com a automatização das etapas.

“A possibilidade de associar documentos a entidades do projeto faz com que o acesso à informação seja fácil e assertivo. É possível associar pastas aos cadastros e atrelar documentos a qualquer registro do ERP. Com isso, podemos colocar instruções técnicas associadas a uma composição ou tarefa”, explica Cosentino.

A vinculação da imagem dos documentos aos processos evita que o usuário tenha de realizar a pesquisa física. “É possível fazer o upload dos arquivos que precisar e várias outras formas específicas de fazer essa gestão de documentos. O cliente não precisa exatamente ter o papel na mão”, afirma Anauri Marafon, engenheiro civil da Sienge.

Veja, a seguir, alguns exemplos de documentos disponíveis para consulta em um software de gestão e orçamento.

1 Orçamentos
Durante as fases de orçamento e planejamento da obra, o operador do sistema pode consultar planilhas com dados referentes a estimativas de obras, compra de materiais, contratação de pessoal e gerência de estoque.

2 Produção
Softwares de ERP exibem relatórios da produção dos colaboradores, detalhando as horas trabalhadas e a produtividade em cada tarefa. Desta forma, é possível gerar boletins de controle dos apontamentos.

3 Finanças
O programa permite o acesso a relatórios operacionais de contas a pagar e pagas, extrato credor e saldos de adiantamento. Tal facilidade permite gerenciar as atividades financeiras da empresa.

4 Contabilidade
O departamento de contabilidade consegue conferir as movimentações financeiras e fiscais realizadas durante todas as fases da obra. Tais dados são integrados às áreas de compras, financeira e comercial.

 

5 Ativos da empresa
Para facilitar a gestão de ativos, o programa lista a movimentação e a baixa dos bens patrimoniais da empresa, frota de veículos e equipamentos em geral, com acompanhamento contábil, planos e registros dos inventários.

6 Recursos humanos
A área de recursos humanos tem acesso a planilhas com informações referentes a férias, rescisões, banco de horas e escalas de revezamento. Além disso, disponibiliza os custos dos benefícios oferecidos pela empresa, como assistência médica, vale refeição e cesta básica.

Por Alexandre Raith

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