Uso de sistemas ERP exige investimentos em treinamento e organização do trabalho

Quando se fala em uso de tecnologias, especialmente de softwares na gestão de uma empresa, é comum que o programa seja visto como grande salvador, capaz de solucionar todos os problemas de organização e orçamento. Esse tipo de resposta milagrosa é comumente esperado dos sistemas ERP (Enterprise Resource Planning, na sigla em inglês) na construção civil. No entanto, o sucesso de sua implantação depende de fatores anteriores ao contato da empresa com uma consultoria de sistemas.

Organização do tráfego de informações dentro da empresa e dos processos de trabalho são os primeiros passos para implantação e uso bem-sucedido dos softwares de orçamento e gestão. Por isso, o investimento na educação e no treinamento contínuo dos funcionários é fundamental para que a equipe consiga fazer o melhor uso possível dos dados de relatórios gerados pelo sistema de forma a reduzir perdas na execução das obras e obter maior eficiência em toda a cadeia de trabalho.

“Se você não construir isso [educação] desde o começo, na base da pirâmide, nunca vai conseguir evoluir com o sistema de gestão ou com qualquer coisa. Minha dica para as empresas é investir em educação, investir em formar bem o profissional que ele tem no uso do software”, afirma Eduardo Aguiar, diretor da Expert System.

Com o treinamento oferecido pelas próprias empresas de sistemas ERP, os funcionários designados para a função estarão capacitados para inserirem as informações de forma correta nos módulos adotados pela empresa. A formação de um banco de dados confiável e com regras compartilhadas por todos que acessarem o sistema ERP é primordial para a geração de relatórios realistas e que auxiliem na tomada de decisão.

“O resultado ruim que o cliente tiver usando sistemas ERP ocorre quando a entrada de dados é ruim. Quando ele coloca informações que não têm a ver com a realidade. O que está no orçamento não é o que será executado e a partir daí começa a discussão de que o software não funciona”, explica Julio Costa, consultor de negócios da Poliview Consultoria.

A organização das informações nesses programas pode ir do planejamento dos empreendimentos e acompanhamento das obras até a administração de pessoal. A escolha dos módulos úteis à proposta da empresa e seus objetivos deve nascer de uma discussão franca com os representantes das empresas que fornecem o sistema. “Precisamos entender o negócio do cliente para oferecer a solução correta para ele. Às vezes ele quer uma economia que custa caro”, diz Aguiar.

Além de informações confiáveis e alinhadas à realidade da empresa, quem optar por aderir um sistema ERP precisa disponibilizar um funcionário com visão ampla de todo o negócio, com capacidade de unir as informações de todas as áreas para avaliação no programa e também tenha trânsito e bom relacionamento com as diferentes chefias de departamento.

“Mais que um conhecimento de TI, é alguém que tenha um bom fluxo dentro da empresa, que abra as portas, porque não é fácil. Ele terá que negociar com os outros departamentos. O software é apenas uma das engrenagens”, afirma Costa, destacando a importânimportância do fator humano para o bom desempenho do sistema escolhido pela empresa.

“Tenho clientes há 20 anos conosco e percebemos algumas características. As ‘pessoas chave’ continuam na empresa, existe investimento em treinamento e, mesmo com a rotatividade na empresa, o conhecimento não se perde”, acrescenta Aguiar.

Na ponta do lápis
De acordo com Bruno Scaravelli, gerente de marketing da Mega Sistemas, cerca de 25% do custo de uma obra é desperdício. “Isso significa que a cada cinco obras a empresa poderia estar construindo uma a mais”, conta. Cálculos da Mega apontam que o uso de sistemas ERP pode levar a economia de cerca de 1% do total do valor de um empreendimento.

O efeito nas finanças da empresa com a melhoria na gestão é traduzido em resultados. Uma pesquisa do IDG Research Services, realizada a pedido da Sage com empresas na Europa e Estados Unidos, mostra que as empresas que usam sistemas ERP crescem 35% mais rápido e têm ganho de 10% em sua produtividade na comparação com companhias que não adotam nenhum tipo de software especializado em gestão.

A possibilidade de acesso remoto aos dados, de acordo com o levantamento, eleva em 5% as vendas. Devido a esses resultados financeiros observados em sua rotina de trabalho, Augusto Bortolozzo, gestor de orçamentação, planejamento e custo da ConstruConsulting, acredita que as empresas que não usam os sistemas ERP estão “fadadas a desaparecer”.

Eficiência e segurança
A abrangência do controle possível com os sistemas ERP vai além da economia financeira decorrente da organização de dados e procedimentos e envolve também a segurança da gestão empresarial. Como o bom uso do sistema requer treinamento e possui cálculos próprios, isso evita erros que o uso de simples tabelas de Excel – principal concorrente dos sistemas ERP, segundo as próprias consultorias do setor – podem trazer. A rotatividade de funcionários que possam ter acessado as tabelas, o uso de diferentes fórmulas e a precariedade do uso de planilhas desse tipo podem resultar em desvios importantes de orçamento.

Na equação da eficiência, o fator tempo também joga a favor dos sistemas ERP. “A questão do Excel é simples. Meça quanto tempo seu funcionário passa, por dia, alimentando uma planilha ou quanto tempo ele leva para te dar o retorno baseado em um Excel. Se você computar isso e ver a qualidade da informação, verá que uma boa execução só acontece colocando um sistema de gestão”, explica Eduardo Aguiar.

O que construtoras e incorporadoras buscam nos sistemas ERP?
ANDRÉ CATOZZI – O que eu ouço muito do empresariado hoje é que, mais do que uma ferramenta, do que um sistema, ele espera as melhores práticas de mercado embarcadas em uma solução. É um desafio, porque os sistemas deixam de ser simplesmente uma ferramenta para trazer essa expertise de mercado, mostrando quais são os prós e contras de se fazer uma obra de uma maneira ou de outra. É uma grande demanda do empresariado.
EDUARDO AGUIAR – O cliente compra o pacote, não apenas o software em si. Ele espera encontrar uma solução para o negócio dele, como se o software hoje fosse quase uma commodity. A empresa espera que o sistema resolva o problema.
JULIO COSTA – Os sistemas conseguem dar indicadores sobre como a empresa está e o que é preciso fazer para corrigir um possível desvio, sejam números de custos, vendas, ou de qualquer natureza.

Quais tipos de informações podem ser colocados nesses sistemas para proporcionar eficiência nos negócios?
CATOZZI – Você pode saber se está no prazo, se o custo está adequado, se a venda está acontecendo. São indicadores que, se o empresário não estiver com eles bem embasados, provavelmente vai descobrir falhas apenas no final da obra, quando já estiver atrasado ou estourado o orçamento. O apoio da ferramenta de gestão ajuda muito com relação aos indicadores. Isso torna a ação de correção mais ágil, curta e assertiva.
COSTA – A ferramenta por si só não resolve o problema se a empresa não tiver um orçamento bem estudado. Se não tiver uma pessoa qualificada para fazer um orçamento adequado, o resultado que sairá dali não será o esperado. Os empresários têm que ter consciência de que não é só a ferramenta que vai resolver o problema dele. É um conjunto, ferramenta e processo, metodologia de trabalho.

Como garantir a eficiência no uso do sistema dentro da empresa?
AUGUSTO BORTOLOZZO – O orçamentista tem que estar comprometido com a obra, tem que saber toda a metodologia utilizada para executar seu orçamento de acordo com o que será feito. O orçamento nada mais é do que a previsão da obra e é o principal controle que o empresário tem. O orçamentista é quem tem que ter aquela dedicação de ir atrás das informações e abrir o orçamento o máximo possível. Se você tem contrato com medições por andar, por que no orçamento você não tem essa etapa? Por que não fazer o orçamento com as atividades da mesma forma que você vai pagar esses empreiteiros?
COSTA – Independentemente do tamanho da empresa, gestores de uma geração nova ou até mesmo mais antigos, têm uma visão voltada para acompanhamento. Se ele faz uma obra por vez ou se faz 20, tem que ter essa visão e colocar isso – gestão – como premissa para a empresa dele.

Quem deve ser o responsável por alimentar os dados no sistema?
AGUIAR – É uma figura que nem todas as empresas têm. Não é só ter um orçamentista, mas uma pessoa que entenda de orçamento e que compatibilize isso com a execução. Você precisa de uma pessoa que sente com o engenheiro da obra e veja o que será feito e o que cabe no orçamento. Isso falta nas empresas.
COSTA – No ERP existe um valor agregado que é justamente isso: a consultoria acaba embarcando no processo. Não só instalar o sistema, entregar o manual e dizer: “toma aqui e sai usando”.
AGUIAR – Precisa ter um gestor, uma figura que banque o projeto dentro da empresa. Pode ser o diretor, o gerente, ou uma pessoa antiga na empresa que já tenha esse hábito de tomar pra si a postura de controlar o que está acontecendo. Você tem dentro de uma companhia várias empresas. O departamento de suprimentos faz o que quer, a engenharia e a contabilidade também e você não consegue atingir os resultados que precisa. Por quê? Porque a empresa não tem aquela pessoa coordenando a entrada dos dados no software e a coisa se perde um pouco. Isso vai impactar na contabilidade.
BORTOLOZZO – O gestor de processo é importantíssimo.
COSTA – Em alguns casos, o empresário contrata um consultor para ajudá-lo na construção de um ERP, só que muitas vezes esse profissional veio de outro segmento que não necessariamente a construção. Ele não conhece esse ramo e aí aparecem as dificuldades.
AGUIAR – Até com os profissionais de TI tem que ter certo cuidado porque você tem aquele que é muito técnico e não entende do negócio.
COSTA – Isso está fazendo com que esse profissional de TI mude o seu perfil. O responsável pelo sistema na empresa é alguém que, mais do que tudo, é um grande facilitador. A tendência é que, por falar de software e tecnologia, isso caia no colo da área de TI ou o tal “menino da TI”. É papel do facilitador quebrar esse paradigma. Mais que um conhecimento de TI, é alguém que tenha um bom fluxo dentro da empresa, que abra as portas, porque não é fácil. Ele terá que negociar com os outros departamentos. O software é apenas uma das engrenagens. Se você não tiver as pessoas corretas nos lugares certos, se não tiver o ambiente adequado, a tecnologia adequada – que são engrenagens – a coisa não funciona.

Isso significa que uma falha na organização pode comprometer toda a operacionalização do sistema?
AGUIAR – Na maioria das vezes o problema não está no produto. A maioria deles é decorrente da falta de padronização de processos, do bom uso do software. Esse é o grande desafio das empresas. Temos muita experiência com pequenas e médias incorporadoras. A média empresa normalmente é mais estruturada, tem pessoas bem mais qualificadas e uma estrutura um pouco melhor. Na pequena empresa, às vezes você tem três pessoas e o resto é terceirizado. Eles têm uma planilha de Excel, que é o nosso maior concorrente. Mas como a empresa consolida os dados? Como é que você sabe seu resultado?

Como desconstruir esse problema cultural?
COSTA – Mostrando para o cliente que a solução não está só na ferramenta. Quando identificamos uma empresa que está atrás de uma solução de ERP e você vê claramente que ela não tem uma pessoa qualificada para fazer a operação, temos esse serviço de apoio com o seu pessoal.
AGUIAR – Um ponto importante também é que as empresas se perdem um pouquinho. Todos os sistemas hoje são muito completos, eles têm muitas informações e relatórios, e a empresa se perde um pouco nesse conteúdo. Ela não gasta um tempo para entender o processo todo dentro do sistema e às vezes querem fazer a tal da customização do software.

Quanto tempo dura, em média, a implantação do sistema?
COSTA – De três meses a um ano, um ano e meio. O ERP é uma solução modular. Você tem empresas que são tipicamente incorporadoras e que tem uma quantidade de soluções diferenciadas e outras puramente de engenharia, que constroem obra de terceiros. A demanda dela é totalmente diferente, por isso pode durar de três meses até mais de um ano.
CATOZZI – O empresário pode achar que a implantação de ERP é muito cara. Às vezes chegamos em alguns casos com projetos pequenos de R$ 50 mil, que hoje é o valor de um carro popular, mas o empresário quer pagar R$ 10 mil ou R$ 20 mil. Não existe isso. Ele quer um consultor do lado que faça tudo, pagando R$ 10 mil, R$ 15 mil, mas isso não existe.

Qual a economia que o uso do sistema ERP pode proporcionar?
CATOZZI – Há uma taxa média de 25% de desperdício nas obras. Se com o software é possível recuperar 1% no valor de uma obra, imagina o que representa isso em uma obra de R$ 50 milhões. Imagine os benefícios de tomar uma decisão no momento adequado. Agora se eu estiver distante desse ponto, o quanto isso vai me custar? O quanto de retrabalho terei?
BORTOLOZZO – Quando o empresário aplica o sistema ERP verá que tem o dobro de pessoas que necessita para a empresa andar da mesma forma. Isso já é uma vantagem e uma economia muito grande. O empresário perceberá que tinha gente demais lá, porque tinha gente fazendo coisas duas vezes, fazendo retrabalho. Quando ele tem sistema, o ERP põe ordem na vida da empresa.

Quando implementar um sistema ERP, a empresa pode aproveitar as informações que possui em algum outro banco de dados? 
AGUIAR – Existe essa ideia de que tudo pode ser feito com a tecnologia hoje. Mas existem dois pontos: o tempo e o custo. Ou leva muito tempo ou custa muito caro. Só isso. É possível fazer essa importação de dados. Tecnicamente é possível, mas às vezes o empresário cairá em uma ciranda que só descobre no futuro. Ele faz toda aquela carga de dados, consegue colocar tudo e lá na frente descobre que faltou alguma informação.
BORTOLOZZO – Você pega os vícios do software antigo e joga dentro do sistema, esse é o grande problema.

É possível comprar só um ou dois módulos do sistema?
COSTA – Pode, mas isso deve ser feito com muita ressalva, tem que ser analisado e ver se aquilo que ele quer realmente vai resolver o problema da empresa.
AGUIAR – Se o empresário não entende o negócio, a empresa de sistema deixa de entregar uma funcionalidade que ele vai precisar. Às vezes algo que o empresário precisa não está naquele módulo que pediu. É a mesma coisa que ir em uma concessionária e dizer: eu quero comprar um carro. Está bem, mas você tem filhos? Costuma viajar? Seu objetivo é economizar ou prefere um carro mais esportivo? Precisamos entender o negócio do cliente para oferecer a solução correta. Às vezes ele quer uma economia que custa caro.
CATOZZI – É um processo de confiança. Durante o processo comercial existe a tentação de dizer que tudo dá para fazer.

O ideal é escolher o sistema com base em todo o negócio da empresa ou por empreendimento?
AGUIAR – Os negócios hoje são muito misturados. Dificilmente uma empresa faz tudo sozinha. Hoje temos a figura da Sociedade de Propósito Específico (SPE). É uma confusão danada. Às vezes quem tem mais dinheiro diz: tem que usar o meu sistema ERP. O que eu enxergo é uma tendência daqui para frente de integrar cada vez mais os sistemas. Não vamos fugir disso porque tem muitos negócios acontecendo em conjunto e não dá para todas as empresas mudarem os softwares de forma tão rápida e que não traga algum estrago. A tendência dos softwares é de se comunicarem cada vez mais. Já fizemos algumas integrações em clientes. Lógico que tem dificuldades técnicas no caminho, mas conseguimos, com um pouco de investimento, criar uma solução que atende o negócio do cliente.
COSTA – O próximo passo, no setor, é fazer o cliente usar bem o sistema. Menos de 50% sabe usar direito.
AGUIAR – O tamanho da empresa faz toda a diferença em como os funcionários usam o sistema. O investimento feito é um pouco maior também.
BORTOLOZZO – Os profissionais que as empresas maiores contratam passam por uma seleção mais rigorosa e têm um nível de educação um pouco mais elevado do que na pequena empresa, que não pode pagar um salário melhor e não consegue um profissional mais qualificado.

Por Weruska Goeking Colaborou Tayane Sette

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